企业年会最重要的参与者是员工而非领导，所以所有领导的要为员工服务，每位领导都需要各自申请会务组职位，确认好活动机制，以免员工心中产生不满的情绪，毕竟年会活动最重要的就是拉近领导与员工的距离。

如果是规模比较大的企业，还要设立迎宾接待礼仪组，负责供应商及客人的接待及停车与路线的指引，以免客户在到达地点后迷路。企业还要提前进行所需物品的采购，将企业的年会活动尽可能圆满的进行，让员工与客户都满意才是一个成功的年会活动。