首先，一个高效率的会议最重要的就是在前期准备中准备好所需要的材料以及会场的布置内容以及各位来宾的安排内容。会议组织前先将众人所需要汇报的情况以及自己所需要陈述的情况用完整的方案可以记录下来，然后再按照各位提出的问题进行一个大致的汇总分类，然后再进行解决的话能够很好的节约时间，这样子需要解决事情的时间就会提高。
其次，能够由专人为大家明确会议的开展的目的，并且在明确会议目前之后就需要去准备各个部门之类的材料，同时需要安排一或者两个人负责好这个事情并由其在会场进行一个充分且完善的陈述。将最多人所提出的问题摆放在开始，这样子可以高效率的解决重要的问题或者是难以解决的问题。同时讲述的过程中应该以抓住重点来讲，不讲繁琐的内容。
最后，尽量按照大众的口味选择茶水等，并且能够给每个座位进行一个明显的标识，这样方便大家能够更快的找到自己的座位，避免尴尬以及延误时间这样的情况发生。
以上几点都是关于开办一场高效率的会议所需要的基本步骤，而且还有别的方面需要开会的主持人在现场随机应变，这样才能打造一场大家都满意，而且高效率的优质会议。以上这些点针对于不同的类型会议都是基本适用的，做到这些点都是很重要的。
