第一、在会议开始的前几天需要将会场以及相关的设备进行一个完整的调试，包括了开会前需要布置好开会的现场，比如说是投影仪以及音响设备等是否能够正常开启，能否正常映射，会议中能够使用的电脑是否能够正常使用，需要在投影仪上呈现的东西是否完整无病毒等，这些都是很重要的一个方面。
第二、在明确了开会的主题和内容之后就需要敲定一个合适的主持人，尤其是对于大型会议来说，一个优秀的主持人可以增加很多的好评。而且在会议开始前尽量将服装或者是所需要准备的个人物品进行一个统一的说明，避免会场时出现不必要的麻烦和其他状况。
第三、尽量按照大众的口味选择矿泉水之类的，并且能够给每个座位进行一个明显的标识，这样方便大家能够更快的找到自己的座位，避免尴尬以及延误时间这样的情况发生。同时将卫生间或者是饮用水的摆放位置用显眼的标识进行标记。
以上几点都是关于开办一场优质且放心的会议所需要的基本步骤，而且还有别的方面需要开会的主持人在现场随机应变，这样才能打造一场大家都满意，而且质量高的优质会议。以上这些点针对于不同的类型会议都是基本适用的，做到这些点都是很重要的。
