大连公司举办年会活动基本流程 活动注意事项以及费用-大连紫韵创想传媒有限公司

公司的年会是非常重要的，在进行举办时一定要了解整个活动基本流程是怎么样的，以及年会过程中的注意事项，整个活动流程，活动费用预算等等，只有把这些基础工作做好了，才能保证活动能正常进行，下面小编将这些列举出来，仅供参考：

公司年会策划方案有哪些基本流程及注意点：
 
　　一、年会策划目的：首先要明确举办年会策划活动的目的是什么？可以是增强内部员工凝聚力也可以是巩固客户关系或者是塑造企业形象等。
 
　　二、年会时间按排：提前挑选好时间，并具体到哪一天的几点钟。
 
　　三、年会地点选择：时间定好了还得为年会策划活动定一个地点，根据公司的实际情况来选择是户外还是室内。
 
　　四、年会人员管理：人数的统计，人员的邀请，礼仪人员，后勤人员，签到人员，物料管理人员的组织。
 
　　五、年会餐饮管理：参与年会策划活动的人喜欢吃什么，不喜欢吃什么，喝什么?
 
　　六、年会节目策划：年会策划活动准备了哪些节目，可以邀请演出团队表演，但是员工自己的表演也是非常有意思的哦。
 
　　七、年会重点策划：年会重点亮点在哪，他是否能引起全场的轰动效应，是否能给来宾带来回味无穷的感觉。
 
　　八、年会策划活动流程按排：时间安排很重要什么该领导上场什么时候是节目时间，晚会的整体时间控制。
 
　　九、年会活动现场控制：年会策划活动的总负责人是谁，现场的总控和现在效果由谁负责比较好。
 
　　十、年会场地布置：年会现场需要布置成什么效果，热烈隆重还是文雅大方或表现企业文化、品牌风格等。
 
　　十一、年会预算控制：年会总预算控制，餐费预算控制，节目预算控制等。
 
　　十二、年会物料的管理：演出服装管理，酒水管理，礼品管理，公司资料管理等。
 
　　十三、年会背景板、舞台设计搭建：背景、舞台设计搭建是否请专业公司完成。
 
　　十四、年会灯光音箱设备：灯光、视频、音箱酒店是否有提供，如提供是否能满足晚会的需要，或到专业公司租赁设备等。
 
　　如何规划年会策划活动的相关费用
 
　　年会策划活动有很多不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。

年会策划活动的预算规划：制定可行预算规划然后按照规划去安排工作；确定各项工作的时间安排。通常而言，年会策划活动的预算包括以下几个方面：
 
　　1、交通费用.交通费用可以细分为：
 
　　(1)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
 
　　(2)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
 
　　2、会议室/厅费用。具体可细分为：
 
　　(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施。
 
　　(2)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。
 
　　(3)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
 
　　(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
 
　　4、餐饮费用。会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
 
　　(1)、中餐及午餐。中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
 
　　(2)、会场茶歇。此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
 
　　(3)、联谊酒会/舞会。事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
 
　　(4)、酒水及服务费。通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。
 
　　(5)、其他——点心、水果及调制色酒

　 5、视听设备。除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算。设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理，音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
 
　　6、演员及节目。通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
 
　　7、杂费。杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、年会策划、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。