大连发布会策划公司    大连紫韵创想传媒
大家对于“发布会”这个词语并不陌生，日常生活和新闻报道中会经常看到，比如新品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等，其中新品发布会和新闻发布会最为常见。
新品发布会侧重于产品推广，考虑的是宣传和造势，而新闻发布会侧重于信息沟通，考虑的是传播和公关。
一般来说，企业或者组织在重大影响的社会事件发酵之际，比如与其他组织发生了法律纠纷，或者因为产品质量问题导致众多用户投诉和谴责，或者因为受到主流媒体的相关质疑，或者受到竞争对手的恶意攻击和诽谤，那么就需要向公众和媒体公布信息，就需要召开新闻发布会，从而实现时间、人员和媒体的集中，以网络媒体、电视、报刊、广播等形式迅速传达给大众，从而澄清负面流言、提升企业形象，或者制造新闻点。
所以，一般会由新闻当事人或者新闻发言人出面，对某个事件进行公开的、权威的、官方的阐述和表明态度，及时的向大众表明企业的立场和态度。
作为企业公关的重要手段之一，新闻发布会很好的承担了沟通大众的作用。一方面能第一时间扭转公众对于某种事态的糟糕印象，挽回负面影响，争取到社会舆论的支持，另一方面也能积极传达正确的立场，塑造积极、正面的企业形象。那么企业的新闻发布会如何进行方案策划呢？有什么流程和要点呢？
一、确定发布会主题
新闻发布会对于企业来说是一个重要节点，打好这场战役对于企业公关形象的维护至关重要。所以其主题也要慎重，要结合新闻事件明确主题方向，做到让媒体一目了然并且感兴趣。然后，只有先确定主题，才能制作H5邀请函、媒体邀约请柬、媒体打包资料、会场布置材料、纪念品等文件。
值得一提的是，由于我国对新闻发布会有着严格的申报和审批程序，所以笔者建议企业方绕过这种繁琐操作，而是将新闻发布会的名称改为“xx信息发布会”或者“xx媒体沟通会”，这样下来会更省事。
二、确定发布会时间、地点
一般来说，新品发布会从策划到实施要提前准备一个月左右，但新闻发布会往往只有几天时间甚至几个小时时间来准备，所以要根据具体情况具体决定。
越紧急的新闻事件越需要紧急召开发布会，可能上午有相关新闻爆出，下午就召开新闻发布会进行相关说明了。但如果事态没有那么紧急，就可以提前预留半个月时间来精心策划。然后具体时间要避开重要节日、重要事件节点，以免形成热点冲突，然后媒体临时抽不出人来参与发布会。
同时要根据媒体发稿习惯确定时间定在上午或者下午，比如有些平面媒体出刊新闻的时间是次日早晨，那么就可以将发布会安排在下午，但如果你想新闻报道在下午就刊登出来，那么就可以安排在上午召开发布会。
最后，发布会时长要把控在1个小时左右，最好不要超过2个小时，别现场讲太多毫无意义、形式主义的东西，最后媒体都没耐心了，要保证现场核心、关键信息的传达，不要拖沓，这样可以保证发布会的报道效果。
新闻发布会的地点一般有三个选择，第一是相关事件的现场，可以方便召集媒体和直接现场取景；第二个是企业的会议室等场所，第三个是酒店，为了企业形象考虑，一般都会选择档次高一点的五星级酒店。
所以，如果发布会要租借第三方场地，要做好协商，选择合适的场地，主要从档次、场地规模、便利性、价格方面考虑，并签订合同。比如会议厅容纳人数是否够用、是否配备主席台和投影设备等，停车场是否够用，酒店外围能否布置相应的横幅拱形门等。
三、确定发布会流程
一般情况下，新闻发布会的流程主要有迎宾签到、给媒体分发资料、发言人进行新闻发布、点请记者提问、回答媒体问题、发布会结束等环节，但有的企业会出于礼貌，会邀请嘉宾在会后参与聚餐，另外，有些企业会比较重视此次事件，会安排后续的媒体座谈会或记者招待会。根据实际情况制定流程，并通知到各个嘉宾。
四、确定参会者，并发出媒体邀约
新闻发布会参与方有公司领导、员工、媒体记者、同行、客户等，要拟定一个大名单，对名单上的嘉宾要发出相应的邀请函，包含发布会主题、地址、议程安排、现场平面图等。然后根据大名单，进行联系，回收确认信息，保证重要人员无遗漏并能准时出席，如果对方可能有无法到来的情况，要做好应急人选的考虑。
在媒体邀约方面，一定要及其慎重。毕竟，媒体出席的质量和数量决定了发布会的传播效果。媒体属性的对口、报道质量的高下、权威性的高低、媒体关系的好坏等都是需要考虑的点，总的来说，尽量邀请媒体关系好的、影响力更大的媒体。
同时，在媒体邀约方面要多利用一些技巧。比如透露的信息不要太多，要适当制造悬念，要让媒体记者觉得“有新闻点”，不然企业如果本身就不知名，又没新闻爆点，那么记者也不愿意白跑一趟。还有就是，跟媒体沟通的时候一定要强调到现场的是新闻记者，而不是媒体的广告业务人员，到了现场借着发布会的时机进行业务联系，虽然也可以帮忙发稿，但是已经偏离了发布会的方向了。
另外，要搞清楚新闻采访权是什么，比如主流媒体新华网、东方网等，就有采访权，可以对发布的信息进行原创新闻的撰写，而新浪、搜狐等门户网站是没有采访权的，只能进行转载，所以对于没有采访权的媒体要么提供自家的新闻通稿，要么让他们转载有采访权的媒体文章。
五、准备媒体打包材料
为了方便媒体了解相关信息并发稿，主办方一般都会准备相应的媒体打包材料，以手提袋或文件袋的形式，，按顺序摆放，在发布会签到后发放给各个媒体，其中包含了会议议程、新闻通稿、发言人演讲稿、发言人资料、企业宣传册、企业相关负责人联系名片、纪念品、笔记本、笔等。
另外，针对一些敏感事件，有些企业会提前给媒体准备好相应的采访问题，以免现场造成尴尬，被媒体问到一些尖锐突兀的问题，关系好的媒体偶尔操作一下还好，但媒体关系不好的情况下一定要慎用。
六、人员安排、会场布置
按照方案安排人员去布置会场，包括背景板、会场指示标、拱形门、横幅、彩旗、灯光、主席台、鲜花、现场音乐、投影设备、纪念品等，同时除了挑选礼仪人员、接待人员外，最重要的是挑选合适的新闻发言人，也就是发布会主持人。
发言人一定要在企业内身居高层，有极高的权限能够代表公司的立场，同时要有良好的形象、极佳的表达能力、灵活的反应能力、现场把控能力。新闻发言人在某种程度上就是企业的门面担当，要能向外界传达出良好的企业形象。
七、检查各项准备工作
在发布会即将开始之前，一定要细致监测发布会的各个方面，包括流程设置、重要人员是否已经出发、音频设备是否正常使用、现场是否会有意外等，总之，不仅要检查所有工作是否准确就绪，还要对可能产生的突发情况做好预警处理，制定出救场方案。
八、发布会实施
按照计划开始发布会，在来宾签到、贵宾接待后，由发言人对整体信息进行有条理、有逻辑的阐述，然后邀请记者提问，经过充分的沟通，保证记者对整个事件的来龙去脉和关键点形成足够清晰的认识，为记者朋友听新闻素材。
如果记者提到了一些不相关的问题，那么可以礼貌委婉的提醒下，如果问到了涉及企业机密的问题，可以拒绝回答，如果记者问到了太过复杂的问题，可以先简单阐述要点，并邀请会后详细探讨。
最后发布会结束，发言人对各位嘉宾朋友的到来再次致谢，如果没有会后聚餐交流环节那么就礼送他们离开会场。
九、发布会效果复盘
对新闻发布会后的媒体发布情况要进行检测并汇总，哪家媒体发布的是通稿，哪家媒体对稿件有删稿，不同的媒体发布的又是在哪个版块上（头版、首页、栏目页等），同时，要整理发布会的视频、音频、文档资料，并存档保存。
然后，对此次新闻发布会的效果进行整体的总结，找到不足和优点，找到可优化的环节，积累经验，为下次发布会的成功开展打好基础。
最后，必须要说的是，想要打造一场成功的新闻发布会，必须要熟悉媒体的传播途径、运作机制、话题设置、舆论走向等，更要把握自身的立场和利益站点，才能知道怎么去传达自己的观点和核心信息，才能达到更好的传播效果。
另外，对于如何在发布会制造新闻点，造势策划给出的经验有两点，第一是借势，包括发布会邀请明星网红站台，或者借助热点新闻，围绕公众话题释放相关信息；第二是造势，通过结合自身的背景、行业环境、可挖掘的素材等，为媒体的记者朋友们提供一个可切入、可深入的角度，去引导他们输出更多有价值的文章，从而形成行业和舆论的势头。