举办一场新品发布会的流程及筹备工作

新品发布会，简称发布会。对商界而言，举办新品发布会是自己联络、协调与客户之间相互关系的一种最重要的手段。新品发布会的常规形式是：由某一商界单位或几个有关的商界单位出面，将有关的客户或者潜在客户邀请到一起，在特定的时间里和特定的地点内举行一次会议，宣布一款新产品。对于企业而言，企业新品发布会关系着未来的销售。因此出彩的流程策划会给新产品的推出形成正面的影响，而流程的制定显得尤为重要。发布会的举办时间。通常是上午10点或者下午3点，持续时间为1.5小时左右。
发布会流程通常分为：迎宾签到、分发资料、会议过程、会后活动、效果评估和注意事项这六个方面。筹备新品发布会，预备工作要做好。其中，时机的选择、职员的安排、记者的邀请、会场的布置和材料预备等工作显得尤为重要。
1、时机
避开节日与假日，避开本地重要活动，避开其他单位的发布会，避开与新闻界的宣传报道重点相左或撞车。
2、主持人
主持人和发言人是关键。发布会的主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是：仪表堂堂，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，引导提问和控制会场，具有丰富的主持会议的经验。新闻发言人由本单位的主要负责人担任，除了在社会上口碑较好、与新闻界关系为融洽之外，对其基本要求是修养良好、学识渊博、思维灵敏、能言善辩。
3、接待
新品上市发布会还要精选一批负责会议现场工作的礼节接待职员，一般由相貌端正、工作认真负责、善于交际应酬的年轻女性担任。值得留意的是，所有出席发布会的职员均需在会上佩戴事先统一制作的胸卡，胸卡上面要写清姓名、单位、部分与职务。发布会工作人员的确定，需要在发布会预热期结束前确定好。最好列一个分工事项表和负责人联系表。将工作职责分配到人，专人专岗。并且部分工作人员有紧急问题时，随时可以联系相关负责人，协助解决。
4、嘉宾
参与嘉宾的确定，直至嘉宾正常出席发布会。嘉宾的确定，往往需要在策划发布会环节就开始对嘉宾进行邀约，并且随时确定嘉宾的排期与动态，最好能有专人维护对接，直至对方出席发布会现场。因为一般大咖的时间排期都会比较满，在一对一对接的情况下，首先能与嘉宾保持密切联系，显示主办方对活动嘉宾的重视。其次也是为了持续确认嘉宾的时间安排，保证嘉宾按时到场。
5、观众
发布会观众的招募，也需要在策划发布会前就开始进行，且在预热期结束时，就必须完成发布会观众的招募工作。按照以往经验，招募观众的数量，最好大于实际现场能容纳的参与人数。因为当天极有可能部分观众因各种原因无法参加活动，即使各位观众都按时到场了，我们也可以营造现场一种高朋满座、人气爆棚的现场氛围。
6、会场布置
新品上市发布会的地点除了在本单位或事件所在地举行外，也可以考虑租用大宾馆、大饭店举行，假如造成国性影响的，则可在首都或某一大城市举行。新品发布会现场应选择交通便利、条件舒适、大小合适的场地。会议的桌子最好不用长方形的，要用圆形的。大家围成一个圆圈，显得气氛和谐，主宾同等，当然这只适用于小型会议。大型会议应设主席台席位、来宾席位等。
7、材料预备
在举行新品发布会之前，主办单位要事先预备好以下材料：
1、发言提纲。它是发言人在发布会上正式发言时的发言提要。它要紧扣主题，体现全面、正确、生动、真实的原则。
2、题目提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，可以对被问的主要题目进行猜测的基础上，形成问答提纲及相应答案，供发言人参考。
3、资料提纲。事先必须精心预备一份以有关数据、图片、资料为主的资料提纲，并打印出来，在新品发布会上提供给来宾。在资料提纲上应列出本单位的名称、联系方式等，便于日后联系。
4、形象化视听材料。这些材料供与会者利用，可增强发布会的效果。它包括：图表、照片、实物、模型、录音、录像、影片、幻灯片、光碟等。
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